流程可概括为四步：资料准备、提交备案、技术核查与后续监测。周期与费用取决于资料完整度与审评情况，无统一固定的周期与费用标准，任何承诺包过、保周期的说法都不可信。
资料准备是决定快慢的关键变量，主要包括：原料的研制报告与安全评估资料，涵盖命名与身份信息、来源与生产工艺、质量规格与检验方法、毒理学安全性评价资料、安全使用量与风险物质控制；涉及防腐、防晒、着色、染发、祛斑美白功能的，须走注册而非备案。资料依据见《化妆品新原料注册备案资料管理规定》。
提交后进入技术核查环节，监管部门可能提出资料补正或技术意见，这一来回的轮次往往是耗时的主要来源。因此建议立项时就按资料要求倒排，先补齐毒理数据与工艺表征，再正式提交，避免在核查阶段反复补件。
完成备案不等于结束。新原料设 3 年监测期，备案人须按年提交安全监测年度报告，并持续收集使用中的安全性信息。若出现安全风险信号，还须按规定报告并采取控制措施。具体流程、资料与时限要求以现行有效版本为准。